跳到主要內容區塊

公務機密維護 錦囊 「烏龍露個資〃洩密又挨告」

  • 發布單位:政風室
  • 資料提供單位:文化局

前言
政府機關受理民眾陳情請願,常可能因此取得民眾陳 情書及相關個人資料,雖陳情請願屬於公開訴求,惟仍 應依人民陳情相關法令為後續處理,如需運用陳情資料 亦須符合個人資料保護法規定,避免產生未經同意或與 原目的不符之公開、洩漏情事,造成當事人損害,衍生 政府機關國賠責任,實不可不慎。

案例說明
小李和鄰近住戶組成土地重劃自救會向某地政機關陳情 ,拒絕徵收所有土地進行其他開發,除於該機關網路信 箱陳情外,一行人浩浩蕩蕩到該機關門前進行陳情請願 ,並遞交載有相關自救會成員身分資料之陳情書,經該 機關派代表受理後離開,嗣後卻發現該自救會成員陳情 書中的個人資料,竟成了該機關於重大重劃案件評估說 明會之附錄資料,且該機關為求便利,又以網站留言板 回覆陳情人,亦未適當遮掩相關個人資料,造成該自救 會成員的身分證字號、電話、地址等個人資料全部公開 在網站上可供人點閱、下載,該自救會立即電洽該機關 抗議其作法失當,且違反相關規定,揚言告到底,並要 求國賠。

問題分析
本案為洩漏民眾自救會陳情書及附件之個人資料,該自 救會附件資料主要用於反對土地徵收之陳情附件,並未 同意其他使用或公開於網站中,又雖係公開陳情,惟主 管業務機關受理後,應將陳情書及相關附件,回歸機關 受理檢舉陳情案件保密相關規定,交由負責辦理之承辦 人員,再將資料密封後交由收發人員登錄,且登錄之內 容不得顯示檢舉(陳情人)姓名或身分辨識資料,另於公 文簽辦過程除應以密件簽核,且須用密件答覆處理結果 ,而非將該案以一般案件處理,衡酌本案因受理民眾陳 情書與相關個人資料,應屬公務機密範疇,該機關於網 路留言板答覆,亦未適當隱去陳情人之個人資料,實有 未妥,已衍生洩密問題。
另依據個人資料保護法第 16 條規定,公務機關如對個人 資料之有特定目的外之利用,應符合相關要件方得為之 ,例如有法律明文規定、為維護國家安全或增進公共利 益、有利於當事人權益或經當事人書面同意等。而該機 關於重大案件評估報告書中,未經同意,擅將隨附於陳 情書中之個人資料作為該案附錄,顯與上述要件不符, 又依據同法第 28 條規定,公務機關違反本法規定,致 個人資料遭不法蒐集、處理、利用或其他侵害當事人權 利者,負損害賠償責任。因此,該機關後續尚須面對相 關國賠問題。 綜觀受理本案機關之處理作為,應係對於陳情案件與個 人資料之相關規定與要件判斷有誤,致生洩漏情事,確 有違失檢討空間。

改善及策進作為
本案肇因機關同仁對於民眾公開陳情請願性質未正確之 研判,且就相關個人資料管理及運用不慎所致,機關應 積極檢討下列措施,以避免類似情事發生: 重新審視受理陳情案件相關規定,並確實檢討相關規範 是否完備、受理程序是否妥適,以使機關承辦人員知所 依循,避免衍生洩密情事。 應積極建立各項陳情案件判斷歸屬流程,檢討各環節之 弱點與錯誤頻率,落實風險管理,降低誤判機率,提升 機關維護效能。 全面檢核類似案件屬性判斷是否合宜,相關處理過程是 否符合規定,避免重蹈相同問題。 妥訂陳情案件相關個人資料檔案管理機制:如針對機關 因陳情案件蒐集個人資料所應制訂機關內部管理規範, 規範個人資料之蒐集者、蒐集方式(直接或間接)、告 知當事人、蒐集界面及儲存位置、法定保存年限及自定 保存年限等事項,並落實檢核陳情案件個資蒐集、處理 及利用過程,當事人隱私權保護之需求,俾能確實監督 管理狀況。

結語
公務機關就各項涉含個人資料之公務文件,因應個 人資料保護法施行,應更為審慎,尤以面對各項法令產 生見解上之歧異時,應以專業並合乎法治精神,對於當 事人有利之方向做決策,除避免衍生後續洩密疑慮外, 並有助於提升民眾對於政府之信賴。本案因機關同仁受 4 理民眾陳情請願案件取得他人個人資料,又於處理方式 與後續運用,未符合公務機密與個人資料保護法之規定 ,導致陳情人權益受損,實應深入檢討,避免類似案件 再發生,以保護民眾權益,維護機關廉政效能。